Для чего списывать офисную мебель

Утилизация и списание мебели

Рано или поздно новая, модная и современная мебель превращается в старую и ветхую. Отработав свое, интерьер уходит «на пенсию», уступая дорогу другим новым, модным и современным предметам обстановки.

Даже самая качественная мебель не может служить вечно и в конечном итоге должна быть утилизирована

Вышедшая из строя, испорченная вследствие стихийного бедствия или пожара, не подлежащая ремонту мебель должна быть списана и утилизирована согласно требованиям отечественного законодательства. Мебель, сохранившую свою функциональность, но утратившую актуальность или просто внешний лоск, утилизировать не обязательно: после списания с баланса ее можно реализовать или отдать на благотворительность.

Срок службы офисной мебели

Срок службы мебельных изделий и комплектующих устанавливается производителем с соответствующей пометкой в техническом паспорте. Если по какой-то причине сведения в паспорте отсутствуют, то срок полезного использования офисной мебели предприятие вправе устанавливать самостоятельно, руководствуясь внутренними Положениями учетной политики и исходя из ее стоимости.

Именно стоимость мебельных изделий влияет на то, как они будут учитываться на балансе предприятия – как основное средство либо как малоценный необоротный материальный актив. Разница между этими двумя понятиями в том, что в первом случае затраты на приобретение будут относиться на расходы предприятия равномерно в виде амортизационных отчислений в течение всего срока службы, а во втором вся сумма покупки будет включена в расходы сразу после введения мебели в эксплуатацию.

По этой причине одна и та же позиция (наименование) может иметь различный срок службы. Например, кресло руководителя DICO WOOD A стоимостью 176 тысяч рублей прослужит 84 месяца за счет использованных в производстве современных материалов повышенной прочности и инновационных технологий. В отличие от недорогих моделей по цене 4-5 тысяч, созданных на конвейере из самых дешевых комплектующих и не слишком прочных механизмов китайского производства, срок полезного использования которых составляет не более 36 месяцев.

Не стоит складировать ненужную мебель, лучше освободить пространство для новых идей и их решений

Вне зависимости от стоимости и срока службы вся офисная мебель в конечном итоге должна быть утилизирована.

Причины списания офисной мебели

После окончания срока использования офисная мебель может быть списана с баланса по причине ее полного физического и морального износа, но это не является непреложным правилом. При условии бережной эксплуатации и тщательного ухода качественная мебель может прослужить еще не один десяток лет, числясь при этом в активе баланса.

Причины списания обветшалой мебели вполне понятны — затраты на устранение дефектов будут равны или даже превысят рыночную стоимость активов.

Мебель с не истекшим сроком службы также может быть списана, если она сломалась и не может быть отреставрирована, утратила свою эргономичность, комфортабельность, презентабельность либо просто морально устарела.

Причинами для списания, например, офисного кресла могут стать конкретные дефекты:

• Физическая деформация каркаса по причине обветшания, перегрева, намокания и т.п.
• Физический износ механизмов.
• Выцветание, разрыв, потертости и другие необратимые изменения обивки.
• Загрязнения, которые невозможно устранить.
• Порезы, сколы, трещины, другие механические или химические повреждения поверхности.

В случае полного физического износа офисного кресла неисправности механизма могут стать причиной для списания

Как списывать офисную мебель

Даже полностью самортизированная мебель не выбывает из состава основных средств предприятия автоматически. Основанием для списания является акт постоянно действующей инвентаризационной комиссии, состав которой утвержден приказом руководителя. Компетентные специалисты обязаны проанализировать состояние имущества, оформить заключение с описанием проблем и сделать соответствующий вывод о целесообразности подобного шага.

Операция по списанию и утилизации офисной мебели должна быть отражена в бухгалтерском учете и иметь документальное основание и подтверждение

Указанный документ может содержать рекомендации по дальнейшей судьбе мебели – подлежит утилизации, возможна продажа либо безвозмездная передача неприбыльным детским, гражданским, общественным организациям или физическим лицам.

Акт об утрате материальных объектов не имеет единого образца, поэтому может быть выполнен в произвольной форме, предусмотренной внутренним сводом правил учетной политики. Методика списания одинакова для всех типов мебели, независимо от причин.

Утилизация офисной мебели

Пришедшую в негодность и не подлежащую ремонту мебель нельзя просто так взять и выбросить на свалку или сжечь – за это предусмотрен солидный административный штраф. Складировать рухлядь также нецелесообразно, ведь это повышает риск самовозгорания помещения. Цивилизованный способ – заключить договор с компанией, которая занимается утилизацией профессионально, имеет соответствующие разрешительные документы, лицензии, аттестаты, сертификаты и т.п.

Старая рухлядь, выброшенная посреди улицы, может повлечь за собой административное наказание в виде штрафа

Рабочие столы, мебель для переговоров, офисные кресла, стулья, диваны, шкафы и тумбы, стойки, перегородки и полочки состоят не только из дерева и пиломатериалов. В них также большое количество металлических, стеклянных, пластиковых и других синтетических материалов, которые не относятся к бытовым отходам и не разлагаются естественным путем. Чтобы не причинять вред атмосфере и не загрязнять окружающую среду, офисную мебель следует утилизировать правильно, с соблюдением санитарно-гигиенических норм.

Процесс утилизации состоит из нескольких этапов:

• Прием и экспертная оценка с фиксированием категорий и групп, в зависимости от которых старая мебель отправляется на переработку во вторичное сырье или уничтожение.
• Разбор конструкций на элементы, сортировка отходов.
• Транспортировка деталей к месту переработки, в специально отведенное место или на полигон.
• Физическое осуществление экологичной переработки и уничтожения: переплавка металлических, пластмассовых, стеклянных частей, измельчение и прессование элементов из древесно-стружечных плит, захоронение, сжигание в печах и пр.
• Выдача клиенту документов, подтверждающих закрытие сделки, акт выполненных работ – основание для отнесения затрат по утилизации на статью внереализационных расходов.

Источник

Бухгалтерский учет офисной мебели

Бухгалтерский учет офисной мебели должен быть своевременным и достоверным, каждая операция производится по факту совершенных сделок и подтверждается соответствующей документацией.

На конец отчетного периода в обязательном порядке производится сверка синтетического и аналитического учета в разрезе оборотов и остатков. Расхождения между данными учета и фактическим наличием объектов недопустимы.

Учет офисной мебели должен быть своевременным и достоверным

Как оприходовать офисную мебель

Учет офисной мебели в бухгалтерском учете осуществляется на основании Налогового кодекса РФ, Положения бухгалтерского учета 6/01 «Учет основных средств», а также внутренних правил учетной политики предприятия.

Для правильного отражения в учете бухгалтер вначале должен определить, вновь прибывшая офисная мебель — это инвентарь или оборудование. Если:

• Стоимость актива более 40 тысяч рублей
• Имеет срок эксплуатации больше одного года и не планируется к перепродаже в краткосрочной и среднесрочной перспективе.
• Принимает непосредственное участие в производственном процессе и приносит прибыль,

значит, эта мебель относится к статье основные фонды (ОС), и подлежит ежемесячной амортизации. В противном случае – это малоценный производственный запас (МПЗ), стоимость которого может быть отнесена в полном объеме на расходы в момент ввода в эксплуатацию.

Коды ОКОФ для офисной мебели согласно Приказу Росстандарта от 08.05.2018 № 225-ст
330.31.01.1	Мебель для офисов и предприятий торговли
330.31.01.11	Мебель металлическая для офисов
330.31.01.12	Мебель деревянная для офисов
330.31.01.13	Мебель деревянная для предприятий торговли
330.31.09.11	Мебель металлическая, не включенная в другие группировки

Для обеспечения сохранности активов МПЗ и для удобства проведения ежегодной инвентаризации их стоимость учитывается на внебалансовых счетах. Контроль за движением на этих счетах и сохранностью мебели осуществляет материально-ответственное должностное лицо, назначенное приказом.

Офисная мебель стоимостью более 40 тысяч рублей переносит свою стоимость на расходы постепенно, по частям. В налоговом учете амортизация мебели стартует со 100 тысяч рублей.

Общая сумма затрат, в том числе затраты на монтаж, доработку и усовершенствование мебели, признается первоначальной стоимостью и учитывается на том же счете, что и объект после ввода в эксплуатацию. Факт введения подтверждается накладной.

Чтобы определить сумму ежемесячных амортизационных отчислений, необходимо установить соответствующую амортизационную группу согласно Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ) либо согласно техническим данным от производителя офисной мебели. Поиск нужных кодов осуществляется по наименованию или по назначению актива.

На какой счет оприходовать мебель для офиса, если объект разделен на МПЗ и ОС?

— Срок полезного использования от 12 месяцев

— Первоначальная стоимость превышает лимит, установленный в организации, но не превышающий 40 000 рублей.

— ОС используется для получения дохода, но не используется как материал и сырьё и не продается как товар

— Его стоимость от 100 000 рублей

— Срок полезного пользования — от 12 месяцев

— ОС, используемое для получения дохода

— Срок полезного использования от 12 месяцев

— Первоначальная стоимость превышает лимит, установленный в организации, но не превышающий 40 000 рублей.

Для учета МПЗ используют корреспонденцию счетов Дт10 Кт60 на сумму стоимости мебели и одновременно с этим Дт19 Кт60 на сумму НДС, Дт20 Кт10 – полное списание стоимости приобретенной недорогой мебели, Дт004 – внебалансовый учет для контроля за сохранностью.

Офисная мебель как основное средство приходуется следующими проводками: Дт08 Кт60 на сумму стоимости мебели, Дт19 Кт60 на сумму НДС и Дт01 Кт08 на сумму полной стоимости приобретения — с момента ввода в эксплуатацию.

Особенности начисления амортизации

Новый ОКОФ не выделяет мебель в отдельную группу, нет четкого разделения по срокам полезного использования. Поэтому предприятие может устанавливать срок службы самостоятельно, исходя из имеющихся на руках документов – технического паспорта, рекомендаций производителя и/или поставщика, заключений экспертов и т.п.

Отражение основных средств в бухгалтерском и налоговом учете
В налоговом учёте (п.1 ст.256 НК РФ)
В бухгалтерском учёте (п.5 ПБУ 6/01)

Амортизационные группы офисной мебели
Амортизационная группа	Срок полезного использования
Первая	От 1 года до 2 лет включительно
Вторая	Свыше 2 лет до 3 лет включительно
Третья	Свыше 3 лет до 5 лет включительно
Четвёртая	Свыше 5 лет до 7 лет включительно
Пятая	Свыше 7 лет до 10 лет включительно
Шестая	Свыше 10 лет до 15 лет включительно
Седьмая	Свыше 15 лет до 20 лет включительно
Восьмая	Свыше 20 лет до 25 лет включительно
Девятая	Свыше 25 лет до 30 лет включительно
Десятая	Свыше 30 лет

Большинство бухгалтеров продолжает использовать 4 амортизационную группу (предусматривает срок службы 5-7 лет), как и раньше, если это не идет вразрез с документами, сопровождающими приобретение офисной мебели.

Нюансы в начислении амортизации возникают, когда, к примеру, набор мебели для кабинета руководителя или рабочих станций для персонала приходуется не гарнитуром, а отдельными модулями. Несмотря на то, что этот вариант вполне допустим в случаях, когда составляющие элементы набора могут использоваться отдельно, нередки случаи возникновения споров с контролирующими налоговыми органами относительно неверного отражения в амортизационных отчислений в учете. Судебная практика в данном вопросе весьма противоречива.

Недоначисление налогов вследствие искажения баланса более чем на 10% от фактической суммы влечет за собой наложение штрафа на руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Офисная мебель может учитываться гарнитуром или отдельными модулями

Как списать мебель

Изношенная, не подлежащая ремонту мебель списывается с баланса на основании соответствующего акта постоянно действующей на предприятии комиссии с перечислением конкретных дефектов. Этим же документом оформляется и иное выбытие актива – продажа, безвозмездная передача в дар либо утилизация.

Основанием для списания мебели, которая не утратила своих эксплуатационных характеристик, является окончание ее срока службы, указанного производителем в техническом паспорте. Согласно законодательству, такая мебель представляет потенциальную угрозу для здоровья человека и окружающей среды. В этом случае в акте на списание делают ссылку на Постановление Правительства РФ от 16/06/1997 №720.

Источник

Разбираем причины списания мебели

Мебель, находящуюся в служебных и рабочих помещениях фирмы, время от времени приходится списывать. Поговорим о том, как списать мебель и какие причины можно указывать в акте на списание.

Причины и формулировки

Общая причина, по которой списывают мебель в организации, обычно заключается в том, что стулья, столы и другие предметы внутренней обстановки теряют большую часть полезных характеристик. Вследствие этого дальнейшая эксплуатация их становится невозможной. Однако при составлении документов на списание требуются более конкретные характеристики и формулировки.

Рассматривая вопрос списания мебели далее, обратимся к обоснованиям этих действий:

1. Списание по причине поломки или износа. При этом финансовые и трудовые затраты на ремонт, устранение поломки, замену запасных частей приближаются к стоимости аналогичного товара на рынке или даже превосходят ее. Ясно, что в таких условиях предмет мебели выгоднее списать и, возможно, утилизировать оставшиеся после ликвидации годные запасные части (к примеру, от офисного кресла).
2. Списание по причине «морального износа», когда имущество устаревает при появлении на рынке более современных моделей аналогичного имущества, с более эффективными эксплуатационными характеристиками. Применительно к мебели можно говорить о желании руководства найти новое дизайнерское решение для офиса или рабочего пространства и дополнить новый дизайн соответствующей мебелью.

Приведем формулировки, которые можно использовать при составлении акта на списание в том или ином случае. Заметим, что дефекты, относящиеся к физическому износу (п. 1), можно разделить на дефекты, препятствующие дальнейшей эксплуатации, и дефекты внешнего вида.

Дефекты внешнего вида:

• потертости, выгоревшие участки, иные цветовые дефекты;
• дефекты внешних покрытий: механические повреждения обивки, разрывы, повреждения лакокрасочного слоя поверхности;
• несмываемые загрязнения.

Механические дефекты и повреждения:

• изменения первоначальной формы изделия, поверхностные деформации;
• поломки механических частей мебели, делающие непригодным к использованию данное изделие (механизмы офисных кресел, шкафов);
• поломки и утрата отдельных частей и основных конструкций, препятствующие дальнейшей эксплуатации (ручек, ящиков, стенок).

Эксплуатация при наличии их невозможна.

Важно! Все названные причины необходимо детально указывать в акте на списание.

Примеры формулировок в акте:

• разрушение лакового слоя, появление светлых пятен на лаковом слое вследствие термического, химического воздействия изделий бытовой химии;
• разбухание деревянных деталей и деталей из ДСП;
• коррозия металлических деталей и частей;
• ослабление и расклейка соединений частей мебели, появление щелей и зазоров в соединениях по причине их износа;
• поражение плесенью обивки, облицовочных материалов, настилов мебели;
• образование трещин, вздутий, расслоений на деталях и узлах изделия и т.д.

При желании приобрести новую мебель и заменить старую, не имеющую явных дефектов, можно сослаться в акте на правительственное постановление №720 от 16/06/97 г. Этот документ содержит перечень товаров длительного пользования, которые с течением времени могут представлять угрозу для потребителя. На них изготовитель обязан устанавливать срок эксплуатации. По истечении указанного срока изделия необходимо списывать.

Перечень содержит не только наименования мягкой и офисной мебели, но и различную сантехнику, в том числе мебель (гарнитуры) санитарного назначения.

Причина может быть сформулирована так: «Списывается в связи с истекшим сроком эксплуатации, установленным производителем. Согласно Постановлению №720 от 16/06/97, представляет потенциальную угрозу здоровью работников и окружающей среде. Техпаспорт с указанием срока службы прилагается к акту».

Документирование

Необходимость списания мебели устанавливает специально созданная комиссия. В состав ее включаются компетентные сотрудники, способные в силу своих должностных обязанностей и профессиональных навыков объективно оценить состояние мебели, принять решение о списании и осуществить это списание в учете, а также работники, ответственные за сохранность предмета мебели или группы предметов.

Решение комиссии оформляется актом. Документ может быть составлен по унифицированной форме либо по форме, утвержденной ЛНА фирмы. К примеру, если мебель отражалась в учете как основное средство, можно использовать акты ОС-4 и ОС4б.

Кроме различных видов морального или (и) физического износа, о котором мы говорили выше, мебель может списываться «досрочно». Эти причины тоже должны быть отражены актом (поломка, нарушение правил пользования, хранения, чрезвычайная ситуация).

Обратите внимание! Мебель, подлежащая списанию, может быть выявлена в ходе плановой инвентаризации материальных ценностей. Периодичность и объем инвентаризационных мероприятий устанавливает руководитель фирмы (пр. Минфина №49 от 13/06/95 г. п. 2.1). Инвентаризационные описи первоначально фиксируют факт обнаружения мебели, непригодной к использованию. Результаты инвентаризации служат поводом для созыва комиссии и составления акта, о котором мы говорили. На основании этого документа происходит списание.

Источник